왜 거래명세서가 갑자기 필요해졌냐면요
알리익스프레스는 저에게 거의 일상이에요. 집에서 쓰는 자잘한 생활용품부터 전자제품 액세서리, 아이들 장난감까지 정말 안 시켜본 품목이 없을 정도로 자주 쓰고 있어요. 가격이 워낙 저렴하니까 한 번 맛 들이면 끊기가 어렵더라고요.
그런데 얼마 전, 남편이 개인사업자로 등록하면서 회사 정산 관련 서류가 필요하다고 하더라고요. 그중 하나가 바로 ‘거래명세서’였어요. 국내 쇼핑몰은 대부분 간단하게 출력되니까 걱정 없었는데, 문제는 알리익스프레스였죠.
중국 기반 쇼핑몰이다 보니까 이게 과연 거래명세서를 제공해주는지부터가 궁금했어요. 예전엔 그냥 송장번호랑 이메일 확인서 정도만 확인하고 넘어갔는데, 이번엔 실물 서류로 제출해야 했기 때문에 정말 자세히 파고들어야 했어요.
시작은 단순한 검색이었어요
처음엔 당연히 알리 앱에서 ‘거래명세서’ 항목이 있을 줄 알았어요. 결제 내역이나 주문 상세에 있겠거니 싶었는데, 한참을 뒤져도 안 보이더라고요. 영문 사이트다 보니 명칭 자체가 달랐던 거예요.
알리익스프레스에서는 ‘Invoice’ 혹은 ‘Order Details’를 거래명세서 대용으로 사용할 수 있더라고요. 일반적으로 국내에서 말하는 거래명세서랑은 조금 다르긴 하지만, 금액, 수량, 판매자 정보, 수령자 정보, 결제일, 품목 등이 다 나와 있기 때문에 충분히 활용 가능했어요.
발급까지의 과정은 이랬어요
저는 데스크톱 환경에서 진행했어요. 앱에선 이 기능이 없거나 제한적이라서 꼭 PC에서 로그인해야 돼요. 순서는 이렇게 진행했어요.
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알리익스프레스 공식 웹사이트 접속
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우측 상단 ‘My Orders’ 클릭
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주문 목록에서 필요한 주문 ‘View Detail’ 클릭
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상세 주문 페이지 우측 상단 또는 중간에 있는 ‘Download Invoice’ 클릭
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PDF 형식으로 자동 다운로드 완료
여기서 말하는 Invoice가 우리나라 기준 거래명세서와 비슷한 역할을 해요. 세금계산서처럼 사용할 수는 없지만, 사업자 정산 용도로는 문제 없다는 걸 확인했어요.
PDF로 저장되니까 출력도 바로 가능했고, 파일명도 주문번호로 저장되니까 나중에 찾아보기 편하더라고요.
자동발급은 없지만 대체 방법이 있어요
알리익스프레스는 국내 쇼핑몰처럼 거래명세서 자동발급 기능은 따로 없어요. 하지만 반복적으로 구매하는 분들, 예를 들면 사업자 등록하고 소량 수입하는 분들은 ‘구글 드라이브 연동 저장’ 방식으로 반자동화하는 분들도 있더라고요.
저는 브라우저에 크롬 확장 프로그램 하나 설치했어요. ‘PDF 자동 저장 기능’이 포함된 다운로드 관리 확장 프로그램인데, 일정 조건의 페이지가 열리면 자동으로 PDF를 저장해주는 기능이에요.
그걸 이용해서 알리익스프레스 주문할 때마다 상세 페이지 열고 ‘Invoice’ 다운로드 버튼 누르면 자동으로 드라이브에 저장되게 설정해놨어요.
이게 제가 할 수 있는 최선의 ‘자동발급’이었고요, 지금도 유용하게 쓰고 있어요.
혹시 나중에 업무용 구매로 자주 이용하신다면 이렇게 자동화 루틴 만들어두는 것도 괜찮아요.
출력 과정은 별다른 설정 없이 가능했어요
PDF 저장한 파일은 그냥 열어서 인쇄만 누르면 돼요. 인쇄 전에 꼭 확인할 게 있는데, 프린터 설정에서 ‘맞춤 크기’로 설정하지 않으면 글자가 잘리더라고요. 처음에 무심코 출력했더니 페이지 중간부터 끊겨서 재출력한 적이 있어요.
그리고 해외 문서라 그런지 글꼴이 안 맞는 경우도 있더라고요. 그래서 요즘은 PDF 뷰어 프로그램을 별도로 설치해서 출력하고 있어요. ‘Adobe Reader’나 ‘Foxit Reader’ 같은 기본 뷰어만 있어도 해결되니까 너무 어렵게 생각 안 하셔도 돼요.
거래명세서 외에도 확인해두면 좋은 정보들
알리익스프레스에서는 거래명세서 외에도 ‘Order Details’에 간단한 영수증 정보가 포함돼요. 판매자 이름, 수량, 배송주소, 구매일자, 결제금액이 정리돼 있어서 만약 Invoice가 누락되거나 다운로드가 안 될 때는 이걸 대체로 사용하면 되더라고요.
또 하나 팁 드리자면, 알리 주문 후 90일이 지나면 일부 정보가 비활성화되기도 해요. 그러니까 필요한 거래명세서는 주문 완료 후 최대한 빨리 출력해두는 게 좋아요. 나중에 다운로드하려면 재요청해야 하는 경우도 있고, 어떤 건 판매자가 폐점해서 안 되는 경우도 있었어요.
경험하면서 느낀 점
저는 솔직히 처음엔 해외 쇼핑몰이니까 이런 서류 발급은 안 될 줄 알았어요. 그냥 ‘싼 값에 사는 대신 불편함 감수해야지’ 했었죠. 그런데 하나하나 해보니까 국내 쇼핑몰보다 불친절하긴 해도 안 되는 건 아니더라고요.
영문이라서 좀 낯설긴 했지만, 이제는 ‘Download Invoice’라는 단어만 봐도 자동으로 손이 가요.
이런 경험 하나하나가 나중엔 도움이 되더라고요. 블로그에도 정리해두면 필요할 때 찾아보기도 쉽고요.
지금은 남편뿐만 아니라 저도 업무용 소모품을 알리에서 구매할 때가 있어서, 이 방법을 자주 활용하고 있어요. 한 번만 해보면 어렵지 않으니까 괜히 미루지 마세요.
독자분께 드리는 팁
알리익스프레스 거래명세서는 ‘Invoice’로 제공돼요. 반드시 PC에서 로그인해서 ‘My Orders’ → ‘View Detail’ → ‘Download Invoice’ 순서로 진행하세요. 자동발급은 없지만, 반복 사용자는 PDF 저장 자동화 툴을 활용하면 반자동으로 관리할 수 있어요. 출력 전엔 글자 잘림 확인도 꼭 하시고요.
한 줄 요약
“알리익스프레스 거래명세서, 처음엔 헷갈리지만 한 번 해보면 PDF 저장까지 금방이에요.”